ここだけ押さえておけば大丈夫!企業視察後の報告書の書き方

企業から視察へ行ったあと会社側から報告書を求められることは多いと思います。

そこで今回は書き直しにならない”上手な報告書の書き方”をお伝えします。

報告書の主な内容

報告書に書くべき内容はいくつかありますが、この9点だけは必ず記載しましょう。

・出張者
・日時
・訪問場所
・面会者
・訪問目的
・訪問結果
・社内改善点
・所感
・添付資料など

報告書ではこれらの項目を順に記述していきますが、上から順に下へ行くほど説明が詳細になり、重要度合が増します。反対に上へ行くほど要約した内容を記載することになるので、要約で詰まる場合には下から順に書いていきましょう。

いくつか項目をピックアップして解説すると、訪問目的は”何をするためにそこへ訪れたのか”、所感は”伝えておくべき意見がある場合や、視察先の状態など細かなことを伝える”ことをが重要となります。

報告書のポイント

単位など細かい部分に注意する

報告書は内容に気をつかうあまり、単位などの細かな部分を見落としがちです。読み手のことを考え、誰が読んでもわかる内容を心がけましょう。

内容をまとめて書く

似たような内容がある場合には、ひとまとめにして報告書に書きましょう。この時、社内の課題や改善点などを明確に記載しておきましょう。

書き終わったら読み返す

最後に報告書が出来上がったら、声に出して読んでみることも大切です。実際に読んでみて誤字脱字に気づくこともありますし、内容の矛盾を感じる箇所もあるでしょう。いずれにせよ、報告書の完成度をたかめるために出来上がったら一度は読んでみましょう。

メールでの報告書

インターネットの普及とその手軽さにより、文書ではなくメールで報告書を送信する方も増えたでしょう。

メールは文書よりも手軽な代わりに、文体などがフランクになりがちです。また、文書と違って開封されたかどうかの確認ができないというデメリットもあります。

メールで報告書を出す際には分かりやすいタイトルを付けて、開封されなかったというミスを未然に防ぎましょう。

最後に

ここまでご覧いただきありがとうございました。少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

さて、実際に視察や工場見学に行く際に、一番問題になるのは交通手段ではないでしょうか。

人数が多いと車を数台用意しなければなりませんし、電車で移動するわけにもいきません。

そこで、会社前から視察先まで楽にアクセスできる貸切バスをご提案します。

貸切バスなら、運転手不要で一度に大人数が移動できますし、移動時間を活かして車内で会議やミーティングをすることもできます。

もし接待で自社工場にお得意先をお呼び立てする場合も、サロンタイプのバスならお得意様を車内で接待することも可能です。

ぜひ、この機会に貸切バスでの視察や工場見学をご検討くださいませ。

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